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法律人的人性化介面

因為我這幾個月要推出下一本書,目前正在編輯中。今天出版社打電話給我,問我書的內容的契約條款的編號,要沒有需要更改的地方?我先反問她,有什麼問題嗎?

結果我大致了解之後,知道原來法律寫作應該是用傳統的條、項、款、目,的方式下去,或是壹、一、1這個方法下去,我的編號方式不是這個樣子,而一般的法律人,對這種寫作格式其實是有要求的。所以編輯打電話來,恐怕是怕我不知道有標準的格式,本來想改,但想先和我確定一下。

事實上我是故意改良編號方式的,並不是不知道原來應該怎麼編,這是經驗改良的成果。我就大概這麼回答編輯。

「這是我多年和不同的對造協商,所研究出的編碼方法,相當方便討論,尤其是電話會議的時候非常方便。」因為編輯有在聽,所以我就開始說啦。「妳想想看,如果我用傳統的條、項、款、目來編,在電話中,我們一起看契約,是不是每次我都要說 “現在看第一條第二項第三款”、“第三條第一項第四款”、“第五條第六項”。問題很多,第一是這樣很慢;第二是這樣很容易累,討論個二頁舌頭都快打結了;第三是只有法律人才懂這個標準的編碼,而我面對的人常常不是法務,或者是國外的法務。」

「哦!」編輯有在聽。讓我有動力繼續講。

「另外呢…妳想想看,漢字“壹“,簡式漢字“一”,還有阿拉伯數字“1”,加上括號“(1)”,寫在契約裡,層級很清楚,但很可惜,讀音全都一樣。這種情況包含英文大寫“A”、小寫“a”、“a)“、“(a)”。那在電話會議裡,講第壹一1條?或是第貳二3條?很容易迷糊、搞混。要不然,難道你要讀“漢字壹下簡式漢字一下面阿拉伯數字1的那一條條文”?太糟糕了吧?這樣的層級,在面對面的會議也會有一樣的問題。所以我的編碼才會設計成第一層「1」、第二層「1.1」、但第三層就添上英文「1.1.a」。為什麼第三層要改成英文也是有原因的,因為太多點讀起來太長,造成聽錯及混淆的機會又會再變大。突然第三級變成英文,不只會把印象抓回來,即使少讀一個“點”也不會聽錯。大概三個層級在契約就很夠用了。三個層級讀起來是“1“、“1點1“、“1點1a“或“1點1點a“;英文是“one”, “one point one”, “one point one a” or “one point one point a”。這樣的讀法,在電話會議或是面對面會議,要指出要跳到哪一條,是非常非常清楚,不會搞錯的。」

編輯可能有點意外,我不是不知道傳統的編碼方式,相反的花了很多的心思改良,讓它user friendly。如果她沒打這通電話,說不定會以為我沒在台灣讀碩士,不懂台灣學術格式。學術論文不需要面對頻繁的討論,所以不會產生問題;法典的條文,大概都只有法律人會讀,人人都受過訓練知道分層級,因此也沒有問題;但契約則是要常常拿出討論,而且討論的參與者也常常不是讀法律的,情況不同卻延用相同的制度,一定會適應不良。

另外一個地方就是,我撰寫的契約範本,通常在第一頁,就把所有的變動項目都放上去,後面的頁數幾乎都是固定條款的,不需要再填入什麼東西。所以,你會在第一頁就看到對方的公司名稱、地址、甚至簽名欄、生效日、交易產品,只要是每份約幾乎都會不同的地方,我都儘量放在第一頁,而不會像一般人那樣把簽名欄之類的放在契約的最末頁。這也不是我亂來,是經過仔細考慮過的做法,因為很多承辦人員,在簽契約的過程中,會忘了填該填的東西。全部放在第一頁,隨意放在桌上看到的就是那第一頁,看到欄位空一格下來,自然會知道自己忘了,就會填上去。今天最後一頁的簽名欄還好,如果是像生效日或是交易產品,空格空在中間的頁數,承辦人員遺忘填它的機率就非常高了。另外,放在第一頁,用印或簽名的時候也很方便,不用翻翻翻到最後一頁。最後就是契約存查的時候,我們都是把契約一份一份放在透明的講義夾裡,放在第一頁,因為講義夾是透明的, 翻講義夾時,可以即時看到生效日、交易產品、簽署、公司名稱等等基本資訊,不需要把契約翻到內頁才看到,大大加快查詢的速度。

但是這樣放在第一頁,傳統的法律人可能就要說我亂來了。但問題是,法律又沒有規定簽名欄一定要在最後一頁才會生效,只是大家習慣放到最後一頁而已。今天,為什麼不能為了方便、效率、人性化、甚至防呆,而做出user friendly的改變。你以為我亂來,事實上就像我前面的編碼的故事一樣,是經過非常仔細的觀察每日自己及他人細微的行為,思考如何才能增加效率、防止錯誤,才導出這個新的做法。

我覺得法律人很多人堅持傳統、正統的同時,就是欠了我前面說的user friendly的考量。當然,說到底,大概為什麼這麼堅持,和為什麼各行各業都會有讓人聽不懂的專業術語的原因差不多(在園區,工程師們有些說話邏輯也和人不一樣)。都是為了突顯自己,如果你真的很user friendly的話,不會沒事吊書袋、講一些別人聽不懂的行話,反而可能會讓人以為你不專業。

《好用!才是設計》這本書裡面,也有提到這個現象,好的使用者介面設計師常常很倒楣,因為他們設計出使用者無痛的使用環境,反而讓人產生「這東西才來就應該是這樣的,不這樣設計要不然要怎麼設計」的想法;反而是不懂user friendly的人,弄出難懂、複雜的介面,讓人覺得這是一個高高在上的產品:「好厲害哦!」。

我很常看的一位文化界前輩部落格也說過很類似的事,真正會排版的人是排出「易讀」的版面,大量文字讀來舒服,不易疲累,易讀性的最高境界是「透明」,你根本沒注意到你正在讀字。但是達到這個境界的缺點就是,會有很多人以為你沒花什麼功夫排版(沒弄出許多看似美麗的美術成果、實則是干擾閱讀的圖面),所以他在這裡說:「實在有違人性,你不但要忍得住不炫耀,你還要忍得住別人的輕視,以為你沒本事炫耀。」

有一個部落格叫《約耳談軟體(Joel on Software)》,這個格的內容影響我既深且久,雖然他是文章原本是為了軟體人員而寫的,但事實上他的異業經驗絕對可以推演到別的領域。他的這一篇寫得很經典,我覺得很值得玩味。

法律人寫文書就一定要把自己搞得很法律、很legal style嗎?我們來看一下:「司法院於一九九七年十一月成立裁判書類通俗化研究小組,邀請各審級法官、學者、律師、社會人士參與,目的在研議如何讓裁判書通俗易懂,方便訴訟當事人及一般民眾閱讀,分階段進行改革。」(可以google一下,可以找到相關資料)我在美國的時候,老師也是要我們放棄用什麼太法律的專業術語,講得清楚、簡單就好。

最後我想說的是什麼呢?法務,尤其是in-house的法務,你身邊的人讀過法律的人其實很少很少。是不是可以想想,在正確性沒問題的前提下,寫白話文,讓對方可以輕輕鬆鬆就讀懂你在寫什麼,然後把案件跑到別的部門繼續下去。不要認為寫白話文,別人就會以為你不專業,事實上,相信我,讀法律文書對很多人而言真的很痛苦,大部分的人會很感謝你…

什麼樣的人會因為你user friendly而批評你呢?→同樣是讀法律的人。有點悲哀,同業相殘,沒辦法,專業的自我禁制,做了和別人不一樣的事,注定要被評斷。

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